TÜBİTAK Proje Raporlama Rehberi: Ara Dönem, Dönem ve Sonuç Raporlarında En Sık 10 Hata

TÜBİTAK desteği almaya hak kazanmak proje yönetiminin ilk aşamasıdır. Destek süreci başladıktan sonra gerçekleştirilen teknik faaliyetlerin, personel çalışmalarının, satın almaların ve diğer proje harcamalarının onaylanan proje planıyla uyumlu şekilde yürütülmesi ve belirlenen dönemlerde TÜBİTAK'a raporlanması gerekmektedir. Bu nedenle TÜBİTAK ara dönem raporu veya dönem raporu, yalnızca tamamlanan faaliyetlerin anlatıldığı idari bir belge değildir. Rapor onaylanan iş paketleri ile fiilen gerçekleştirilen Ar-Ge faaliyetlerinin, harcamaların, personel çalışmalarının, teknik çıktının ve projede ortaya çıkan sapmaların birbirleriyle uyumunun değerlendirildiği temel izleme aracıdır.

TÜBİTAK ara dönem raporu hazırlama konusunda destek TEYDEB programları, Ar-Ge proje yönetimi, teknik raporlama, mali raporlama ve PRODİS süreçlerinde deneyimli Ar-Ge danışmanlık firmalarından alınabilmektedir. Danışman seçilirken yalnızca rapor metni yazıp yazmadığına değil teknik faaliyet–harcama eşleştirmesi yapıp yapmadığına, proje bütçesini takip edip etmediğine, personel adam/ay gerçekleşmelerini kontrol edip etmediğine, revizyon ve sapmaları yönetip yönetmediğine ve rapor sonrasındaki TÜBİTAK taleplerini takip edip etmediğine bakılması gerekmektedir.

Proje yönetimi ve TÜBİTAK raporlama süreçlerinde destek alınacak Ar-Ge danışmanlık firması seçilirken yalnızca rapor hazırlama deneyimine değil, projenin teknik ve mali gelişimini dönem boyunca takip edebilme yetkinliğine de bakılmalıdır. Güncel mevzuat bilgisi, bütçe ve personel takibi, sapma ve revizyon yönetimi ile PRODİS süreçlerinin bütüncül biçimde yürütülmesi, danışmanlık firmasının seçiminde temel kriterler arasında yer almaktadır.

Bee Advise, kendi hizmet kapsamı içerisinde TÜBİTAK projelerine yönelik dönemsel teknik ve mali rapor hazırlığı, sonuç raporlaması, harcamaların program kurallarına uygunluk kontrolü, sistem üzerinden gönderim sürecinin takibi ve TÜBİTAK tarafından talep edilen düzeltme, ek bilgi ve revizyon süreçlerine yönelik danışmanlık sunmaktadır.

2026 yılı açısından ayrıca önemli mevzuat değişiklikleri bulunmaktadır. Güncel TEYDEB uygulama düzenlemelerinde dönem raporlarının zamanında verilmemesi durumunda uygulanacak kesintiler yeniden düzenlenmiş, son dönemde unutulan belirli harcamaların sonradan bildirilmesine ilişkin yeni bir mekanizma getirilmiş ve mali rapor belgelerinin dönem raporuna eklenme yöntemi değiştirilmiştir. Bu nedenle daha önce hazırlanmış raporlama rehberlerinin 2026 başvurularında doğrudan esas alınmaması gerekmektedir.

TÜBİTAK Raporları: Hangi Rapor Ne Zaman İstenir?

TÜBİTAK destek programlarının tamamında tek bir raporlama formatı bulunmamaktadır. Rapor adı, dönem uzunluğu, form kodu, mali raporlama biçimi ve ek dokümanlar programa veya çağrıya göre değişebilmektedir. Ancak genel itibariyle raporlar yılı iki ana döneme bölmektedir. Ocak-Haziran dahil olmak üzere ilk altı ay genellikle Ağustos sonuna kadar, Temmuz-Aralık olmak üzere son 6 ay genelikle Mart sonuna kadar raporlanmaktadır.

Firmaların günlük kullanımda “TÜBİTAK ara dönem raporu” olarak ifade ettiği raporlama, resmi mevzuatta esas olarak dönem raporu yapısı içerisinde yürütülmektedir. Son döneme gelindiğinde ise dönem raporuna ek olarak proje sonuç raporu ve ticarileşme planının da sunulması gerekmektedir.

Buradaki önemli ayrım şudur: Proje sonuç raporu, son dönem raporunun yerine geçmemektedir. Güncel TEYDEB düzenlemesinde son dönemde hem dönem raporu hem de sonuç raporu sunulması öngörülmektedir. Projenin ilgili döneminde faaliyet veya destek talep edilen gider bulunmasa dahi PRODİS üzerinden istenen bilgilerin sunulması gerekmektedir.

Rapor takvimi belirlenirken yalnızca geçmiş yıllardaki tarihlere göre hareket edilmemelidir. TÜBİTAK gerekli gördüğünde dönem raporu son gönderim tarihlerini ileri alabilmekte ve değişikliği TEYDEB internet sayfasında duyurabilmektedir. Dolayısıyla her dönem için güncel çağrı, uygulama esasları ve TÜBİTAK duyurularının ayrıca kontrol edilmesi gerekmektedir.

TÜBİTAK Ara Dönem Raporu Nasıl Hazırlanır?

Başarılı bir ara dönem raporlamasında ilk referans noktası önceki rapor değil, TÜBİTAK tarafından desteklenmesi uygun bulunan proje önerisi ve destek kararındaki kapsamdır. Rapor hazırlanırken her iş paketinde “Bu dönemde ne yaptık?” sorusunun yanında üç temel soruya daha cevap verilmelidir: Planlanan neydi? Gerçekleşen nedir? Aradaki fark neden oluşmuştur? Teknik ve mali raporlama bu mantık üzerinden birlikte ilerlemelidir.

Teknik İlerleme Bölümü

Teknik raporda yalnızca yapılan faaliyetlerin sıralanması yeterli değildir. Faaliyetlerin projenin Ar-Ge hedeflerine ne ölçüde hizmet ettiği ve ilgili iş paketindeki teknik çıktının hangi seviyeye ulaştığı anlaşılır şekilde açıklanmalıdır.

Örneğin proje önerisinde bir iş paketi için prototip geliştirme, algoritma doğrulama, malzeme karakterizasyonu veya performans testi öngörülmüşse ara dönem raporunda yalnızca “çalışmalara devam edilmiştir” ifadesi kullanılmamalıdır. Gerçekleştirilen tasarım revizyonları, geliştirilen prototipler, gerçekleştirilen deneyler, elde edilen ölçüm sonuçları, başarısız denemeler, teknik problemler ve bunlara karşı alınan önlemler birbirleriyle ilişkilendirilmelidir.

Teknik raporda güçlü bir anlatım genel olarak şu zinciri kurmaktadır: İş paketi → planlanan faaliyet → gerçekleştirilen çalışma → teknik çıktı → doğrulama kanıtı → varsa sapma → sonraki dönem faaliyeti

Bu yapı proje izleyicisinin projenin yalnızca takvim açısından değil, Ar-Ge içeriği açısından da ilerleyip ilerlemediğini değerlendirmesini kolaylaştırmaktadır. TÜBİTAK'ın güncel uygulama esaslarında da dönem raporunun temel amacı, gerçekleştirilen faaliyetlerin başvuruda belirtilen amaç, plan ve hedefler doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğinin izlenmesi olarak tanımlanmaktadır.

Mali Bölüm

TÜBİTAK dönem raporlamasında en sık yapılan hatalardan biri teknik rapor ile mali raporun birbirinden bağımsız hazırlanmasıdır.

Oysa raporda beyan edilen bir giderin yalnızca faturaya sahip olması yeterli değildir. Harcamanın aynı zamanda desteklenen proje kapsamında, ilgili iş paketi ve teknik faaliyetle ilişkilendirilebilir olması gerekmektedir.

Personel giderlerinde personelin proje kapsamındaki görevleri ile teknik raporda anlatılan faaliyetlerin uyumlu olması önem taşımaktadır. Makine-teçhizat, yazılım, malzeme ve hizmet alımlarında ise giderin desteklenen proje bütçesi, ilgili gider kalemi ve proje dönemindeki kullanım amacı kontrol edilmelidir.

Mali raporlama sırasında özellikle fatura, ödeme, banka hareketi, ücret bordrosu, personel çalışma bilgisi ve gider formu arasındaki tutarlılık sağlanmalıdır. Güncel Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu, gider formlarının ve dayanak belgelerin birbiriyle uyumlu olmasını öngörmekte; personel giderlerinde de ilgili mali ve ödeme şartlarının yerine getirilmesini aramaktadır.

Teknik ve Mali Ekler

Raporun teknik bölümünü destekleyen kanıtlar, projenin konusuna göre değişmektedir. Test raporları, analiz çıktıları, deney kayıtları, tasarım revizyonları, prototip görselleri, doğrulama sonuçları, ekran görüntüleri, üretim veya test kayıtları teknik ilerlemeyi destekleyebilmektedir. Ancak 2026 yılı itibarıyla mali belgeler konusunda önemli bir ayrım bulunmaktadır. Güncel uygulama esaslarına göre mali raporda bulunan fatura, ödeme belgesi, ücret bordrosu gibi harcama belgeleri Mali Müşavir denetimi amacıyla hazırlanmakta ve ayrıca TÜBİTAK'a sunulan dönem raporunun içerisine eklenmemektedir. TÜBİTAK gerekli gördüğünde mali raporu veya ilgili belgeleri ayrıca talep edebilmektedir. Bu düzenleme, “Ne kadar çok belge yüklenirse rapor o kadar güçlü olur” yaklaşımının doğru olmadığını göstermektedir. Önemli olan doğru belgenin doğru süreçte hazırlanması ve talep edildiğinde ibraz edilebilir olmasıdır.

Dönem Raporu ile Sonuç Raporu Arasındaki Fark Nedir?

Dönem raporu ile sonuç raporu aynı amaca hizmet etmemektedir.

Sonuç raporunun yalnızca önceki dönem raporlarının birleştirilmesi şeklinde hazırlanması önemli bir hata olacaktır. Sonuç raporunda projenin başlangıçtaki hedefleri ile ulaşılan teknik sonuçların karşılaştırılması, ortaya çıkan ürün veya süreç çıktılarının açıklanması ve projenin bütünsel sonucunun ortaya konulması gerekmektedir.

TÜBİTAK Dönem Raporlarında En Sık Yapılan 10 Hata

1. Faaliyet ile Harcamanın Birbiriyle Uyuşmaması

En önemli raporlama sorunlarından biri, teknik raporda anlatılan faaliyetlerle mali raporda beyan edilen giderlerin birbirini desteklememesidir. Örneğin teknik raporda belirli bir test veya prototip çalışmasına yer verilmemesine rağmen bu faaliyete ilişkin yüksek tutarlı malzeme veya hizmet alımı beyan edilmesi açıklama ihtiyacı doğurabilmektedir. Benzer şekilde bir personelin mali raporda yüksek proje çalışma oranıyla gösterilmesine rağmen teknik raporda o personelin katkısının görülmemesi de tutarsızlık yaratmaktadır.

Rapor hazırlanırken her önemli gider için “Bu harcama hangi iş paketindeki hangi faaliyetin gerçekleştirilmesi için yapılmıştır?” sorusunun net bir cevabı bulunmalıdır.

2. Teknik İlerlemenin Proje Önerisinden Kopyalanması

Proje önerisi gelecekte gerçekleştirilecek faaliyetleri açıklamaktadır. Dönem raporu ise fiilen gerçekleştirilen çalışmayı göstermelidir. Başvuru dosyasındaki iş paketi açıklamasının küçük değişikliklerle dönem raporuna aktarılması, proje ilerlemesinin ortaya konulmasını zorlaştırmaktadır. Raporun; yapılan deneyleri, alınan teknik kararları, gerçekleştirilen tasarım değişikliklerini, başarısızlıkları ve ulaşılan ara çıktıları içermesi gerekmektedir.

Özellikle teknik belirsizlik içeren Ar-Ge projelerinde yalnızca başarılı sonuçların değil, proje kapsamında denenmiş ancak hedeflenen sonucu vermemiş çalışmaların da teknik gerekçesiyle açıklanması raporun gerçek proje ilerlemesini yansıtmasını sağlamaktadır.

3. Mali Belgelerin Eksik veya Birbiriyle Uyumsuz Olması

Fatura bulunması tek başına bir giderin desteklenmesi için yeterli değildir.

Fatura, ödeme, banka kaydı, gider formu ve gerekiyorsa diğer dayanak belgeler arasında tutarlılık bulunmalıdır. Güncel TÜBİTAK mali raporlama düzenlemelerinde mali denetim sırasında eksik veya mevzuata uygun düzenlenmemiş giderlerin kapsam dışı bırakılabilmesine veya revizyon istenebilmesine ilişkin hükümler bulunmaktadır. Bu nedenle mali dosyanın dönem sonuna bırakılmadan proje boyunca düzenli olarak tutulması daha sağlıklı olmaktadır.

4. Personel Bilgilerinin Teknik Faaliyetlerle Eşleşmemesi

Personel maliyetleri TÜBİTAK projelerinde önemli gider kalemlerinden biridir. Bu nedenle personel raporlaması yalnızca bordro bilgilerinin aktarılması şeklinde değerlendirilmemelidir.

Personelin projede hangi iş paketinde çalıştığı, ilgili dönemde hangi teknik faaliyeti gerçekleştirdiği, gerçekleşen adam/ay oranı, proje kapsamındaki çalışma süresi ve mali kayıtları birbirleriyle tutarlı olmalıdır.

Özellikle personel değişiklikleri, projeye giriş-çıkış tarihleri veya planlanan çalışma oranındaki önemli değişiklikler raporlama aşamasında ayrıca kontrol edilmelidir.

5. Makine, Teçhizat, Yazılım ve Malzeme Kayıtlarının Yanlış Eşleştirilmesi

Proje kapsamında yapılan satın almaların desteklenen bütçe ile ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Satın alınan ekipmanın adı, niteliği, proje içerisindeki kullanım amacı ve ilgili gider formundaki bilgiler arasında uyum bulunmalıdır.

“Projede kullanıldı” açıklaması tek başına yeterli değildir. Özellikle yüksek tutarlı makine-teçhizat veya yazılım alımlarında ekipmanın hangi teknik faaliyette kullanıldığı ve proje çıktısına nasıl katkı sağladığı açık şekilde izlenebilmelidir.

Güncel TÜBİTAK kılavuzu, kullanılan mali rapor ve gider formlarının güncel sürümlerinin kullanılmasını da zorunlu tutmaktadır. Eski form veya yanlış gider sınıflandırması kullanılması halinde düzeltme talep edilebilmektedir.

6. Bütçe Sapmalarının Proaktif Yönetilmemesi

Projede bir gider kaleminin planlanandan farklı gerçekleşmesi her durumda proje açısından başarısızlık anlamına gelmemektedir. Ar-Ge projelerinin doğası gereği bazı teknik ihtiyaçlar proje yürütülürken değişebilmektedir. Sorun, değişikliğin proje sonunda fark edilmesidir.

Bütçe gerçekleşmeleri her dönem öncesinde proje bütçesiyle karşılaştırılmalı yeni ihtiyaçlar, azalan veya artan giderler ve teknik kapsam değişiklikleri henüz harcama yapılırken değerlendirilmelidir. Değişikliğin hangi şartlarda TÜBİTAK'a bildirilmesi veya onaya sunulması gerektiği ilgili destek programı ve çağrı düzenlemelerine göre kontrol edilmelidir.

7. Sapma Açıklamalarının Yetersiz Bırakılması

“Çalışma planlandığı şekilde tamamlanamamıştır.” “Personel yoğunluğu nedeniyle gecikme yaşanmıştır.” “Tedarik sürecinde sorun oluşmuştur.” Bu tür tek cümlelik açıklamalar çoğu durumda sapmanın proje üzerindeki etkisini göstermemektedir. İyi hazırlanmış bir sapma açıklamasında planlanan durum, gerçekleşen durum, sapmanın nedeni, teknik/takvim/bütçe etkisi ve alınan düzeltici aksiyon birlikte açıklanmalıdır. Örneğin bir iş paketinin iki ay gecikmesi halinde yalnızca gecikmenin nedeni değil; gecikmenin sonraki iş paketlerine etkisi ve proje bitiş tarihinin korunup korunamayacağı da değerlendirilmelidir.

8. Fatura, Ödeme ve Dönem Tarihlerinin Kontrol Edilmemesi

TÜBİTAK mali raporlamasında yalnızca giderin ne için yapıldığı değil, giderin ne zaman gerçekleştiği ve ne zaman ödendiği de önem taşımaktadır. Ödeme belgesinin bulunmaması, banka hareketlerinin giderle ilişkilendirilememesi, faturanın yanlış döneme yazılması veya ilgili mevzuatın öngördüğü tarih şartlarının dikkate alınmaması harcamanın desteklenebilirliğini etkileyebilmektedir. Bu nedenle rapor öncesi mali kontrolün muhasebe kayıtlarından bağımsız değil, muhasebe birimi ve Mali Müşavir ile koordineli yürütülmesi gerekmektedir.

9. Dönem Raporunun Geç Gönderilmesi

2026 itibarıyla rapor gecikmesi yalnızca idari bir risk değildir; doğrudan destek tutarını etkileyebilmektedir.

Güncel TEYDEB düzenlemesine göre dönem raporunun normal son gönderim tarihinden sonraki 30 gün içerisinde TÜBİTAK'a sunulması halinde, değerlendirme sonucunda kabul edilen harcama tutarından gecikilen her gün için %1, en fazla %30 kesinti yapılmaktadır. Gecikmenin 30 günü aşması halinde kabul edilen harcama tutarından %30 kesinti uygulanmaktadır. Bu nedenle raporlama takviminin “dönem bittiğinde” başlatılması yerine proje yürürlükteyken takip edilmesi gerekmektedir.

Özellikle teknik ekip, muhasebe, proje yöneticisi, Mali Müşavir ve danışman arasında belge toplama takviminin dönem kapanışından önce oluşturulması önemli avantaj sağlamaktadır.

10. Son Dönemi Normal Bir Ara Dönem Gibi Yönetmek

Son dönem diğer dönemlerden farklıdır. Son dönemde dönem raporuna ek olarak proje sonuç raporu ve ticarileşme planı da sunulmaktadır ve proje kapanışının teknik ve mali açıdan doğru gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

2026 yılında getirilen yeni düzenlemeyle, son dönem raporu içerisinde bildirilmeyen belirli harcama ve giderlere ait MM raporu ve gider formlarının, son dönem raporunun son gönderim tarihini takip eden üçüncü ayın sonuna kadar tek seferde sunulmasına imkân tanınmıştır. Ancak bu şekilde sonradan beyan edilen kabul edilmiş harcamalara %30 kesinti uygulanmaktadır.

Dolayısıyla bu düzenleme “unutulan harcama daha sonra eklenebilir” şeklinde bir standart çalışma yöntemi olarak görülmemelidir. Son dönem öncesinde kapsamlı bir proje kapanış kontrolünün yapılması gerekmektedir.

TÜBİTAK Raporu Göndermeden Önce Kontrol Listesi

Dönem raporu sisteme gönderilmeden önce teknik, mali ve idari kontrollerin birlikte tamamlanması gerekmektedir.

Raporlama sürecinde kullanılacak dokümanların da güncel olması gerekmektedir. TÜBİTAK'ın 2026 Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu, MM raporu ve gider formları dahil ilgili dokümanların TÜBİTAK tarafından güncellenebileceğini ve kuruluşların yayımlanan en güncel sürümleri kullanması gerektiğini açıkça belirtmektedir.

Sapma, Revize ve Ek Süre Talepleri Nasıl Yönetilir?

Ar-Ge projelerinde başlangıçta planlanan her faaliyetin aynı yöntem, süre ve maliyetle gerçekleşmesi beklenmemektedir. Teknik denemeler başarısız olabilmekte, farklı bir yöntem denenmesi gerekebilmekte, tedarik koşulları değişebilmekte veya projede yeni teknik ihtiyaçlar ortaya çıkabilmektedir. Bu nedenle sapma olması tek başına problem değildir; sapmanın yönetilmemesi problem oluşturmaktadır.

Dönem raporu hazırlanırken ilk olarak sapmanın türü belirlenmelidir:

Proje süresi uzatımı otomatik bir hak değildir. Talebin ilgili destek programının kurallarına göre TÜBİTAK tarafından uygun bulunması gerekmektedir. Güncel genel uygulama esaslarına göre süre uzatımının uygun bulunması durumunda, uzatma dönemini kapsayan dönem raporu süre uzatımı kararının bildirim tarihini izleyen ikinci ayın sonuna kadar sunulmaktadır. Burada proje revizyonu ile mali rapor revizyonunun birbirinden ayrılması da önem taşımaktadır.

Mali rapor incelemesinde eksiklik bulunması halinde ilk veya ara dönemlerde TÜBİTAK eksik gideri doğrudan kapsam dışında bırakabilmekte veya revizyon açabilmektedir. Revizyon açılması durumunda eksikliğin niteliğine göre en fazla bir aylık süre verilmektedir.

Son dönemde ise MM raporu veya gider formlarında eksiklik tespit edildiğinde revizyon istenmesi zorunludur. İlk süre en fazla bir ay olup eksiklik giderilmezse en fazla bir aylık ek süre daha verilebilmekte; son dönem mali revizyonlarında toplam süre iki ayı aşamamaktadır. Revizyon süreci yeni gider eklemek amacıyla kullanılamamakta; kural olarak talep edilen eksikliğin düzeltilmesiyle sınırlı tutulmaktadır.

Rapor Sonrası Değerlendirme: Ödemeler ve Olası Kesintiler

Dönem raporunun PRODİS üzerinden gönderilmesi destek tutarının otomatik olarak onaylandığı anlamına gelmemektedir. Güncel TEYDEB uygulama esaslarında dönem raporunun öncelikle uzman tarafından proje sözleşmesi ve destek kararına göre ön değerlendirmeye alınması, ardından mali denetime ve gerekli görüldüğünde izleyici veya izleyici heyeti değerlendirmesine tabi tutulması öngörülmektedir. Teknik ve mali değerlendirmeler sonucunda desteklenmesi uygun bulunan giderler ve kabul edilen harcama tutarı belirlenmektedir.

Süreç genel olarak aşağıdaki şekilde ilerlemektedir: Dönem raporunun gönderilmesi → ön inceleme → teknik değerlendirme / izleme → mali denetim → varsa bilgi veya revizyon talebi → kabul edilen harcamanın belirlenmesi → destek tutarının hesaplanması → ödeme süreci

Sermaye şirketlerinde mali denetim ve teknik değerlendirme tamamlandıktan sonra hesaplanan destek tutarı kuruluş hesabına aktarılmaktadır. Ödeme öncesinde mevzuat gereği vergi ve SGK yükümlülüklerine ilişkin kontroller de uygulanmaktadır.

Raporlanan bir giderin kapsam dışında kalmasına yol açabilecek nedenler yalnızca bütçe yetersizliği değildir. Giderin proje faaliyetiyle ilişkilendirilememesi, gerekli mali şartların karşılanmaması, belge eksikliği, uygun olmayan gider sınıflandırması veya mevzuatta belirtilen diğer şartların karşılanmaması da destek tutarını etkileyebilmektedir. Dolayısıyla proje raporlamasında amaç yalnızca “dosyayı zamanında göndermek” değil, teknik ve mali açıdan denetlenebilir bir proje kaydı oluşturmak olmalıdır.

Proje Yönetimi ve Raporlama İçin Ar-Ge Danışmanlık Firması Seçerken 7 Kriter

TÜBİTAK ara dönem raporu için danışmanlık alınacak firmanın yalnızca iyi metin yazması yeterli değildir. Ar-Ge proje yönetimi; teknik proje içeriğinin, bütçenin, personelin, muhasebe kayıtlarının ve TÜBİTAK süreçlerinin aynı anda yönetilmesini gerektirmektedir.

Burada önemli bir ayrım bulunmaktadır. Danışmanlık firması kuruluşun proje ekibinin yerine geçmemelidir. İyi bir danışmanlık modeli firmanın gerçek teknik çalışmalarını doğru şekilde rapor formatına dönüştürmekte ve teknik ekip, muhasebe, yönetim ile Mali Müşavir arasındaki koordinasyonu sağlamaktadır.

Projenin gerçek verilerini bilmeden yalnızca dönem sonunda rapor yazan bir yapı yerine; proje boyunca harcama, personel, iş paketi ve değişiklikleri takip eden bir danışmanlık modeli tercih edilmelidir.

Ayrıca “rapor kesin kabul edilir” veya “hiçbir gider kesilmez” şeklinde sonuç garantisi veren yaklaşımlara ihtiyatla yaklaşılması gerekmektedir. Nihai teknik ve mali değerlendirme TÜBİTAK tarafından gerçekleştirilmektedir.

Bee Advise TÜBİTAK Raporlama Sürecinde Nasıl Destek Olur?

TÜBİTAK ara dönem raporu için Bee Advise gibi TEYDEB proje yönetimi, teknik ve mali raporlama ve PRODİS süreçlerinde uzmanlaşmış Ar-Ge danışmanlık firmalarından hizmet alınabilir.

Bee Advise TÜBİTAK ara dönem raporlaması danışmanlığı kapsamında; dönemsel teknik ve mali raporların hazırlanması, proje faaliyetlerinin teknik rapora doğru şekilde aktarılması, proje harcamalarının ilgili program ve çağrı esasları açısından kontrol edilmesi, sonuç raporu hazırlığı, sistem üzerinden gönderim sürecinin takibi ve TÜBİTAK'ın değerlendirme sonrasında talep edebileceği düzeltme, ek bilgi ve revizyon süreçlerinde destek sağlamaktadır.

Bee Advise'nin yaklaşımında raporlama, proje bittikten veya rapor dönemi kapandıktan sonra başlayan tek seferlik bir işlem olarak değil, Ar-Ge proje yönetiminin devamı olarak ele alınmaktadır.

Bu kapsamda doğru bir raporlama süreci aşağıdaki bütünlük içerisinde yürütülmelidir: Onaylanan proje → iş paketi takibi → personel ve adam/ay kontrolü → harcama kontrolü → teknik ilerleme → sapma ve revizyon yönetimi → dönem raporu → TÜBİTAK değerlendirmesi → sonuç raporu

Bu yaklaşımın en önemli avantajı, dönem sonunda ortaya çıkan uyumsuzlukların sonradan düzeltilmeye çalışılması yerine proje devam ederken tespit edilebilmesidir.

Örneğin projede planlanmayan yeni bir satın alma ihtiyacının, bütçe sapmasının, personel değişikliğinin veya iş paketi gecikmesinin dönem raporu hazırlanırken ilk kez görülmesi yerine proje yönetimi içerisinde önceden değerlendirilmesi mümkün olmaktadır.

Bee Advise, mühendislik yetkinliği ile proje ve teşvik danışmanlığını birlikte sunduğunu ve TÜBİTAK'ın 1501, 1507, 1707, 1711, 1812, 1832 gibi farklı destek mekanizmalarında hizmet vermektedir. Bununla birlikte danışmanlık hizmeti kuruluşun sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. Rapora temel oluşturan teknik faaliyetlerin ve mali bilgilerin gerçek proje verilerine dayanması, kuruluş tarafından doğru bilgilerin sağlanması ve ilgili yetkili işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi gerekmektedir.

Sık Sorulan Sorular

TÜBİTAK ara dönem raporu ile dönem raporu aynı şey midir?

“Ara dönem raporu” firmalar ve danışmanlık sektöründe yaygın olarak kullanılan bir ifadedir. Güncel TEYDEB mevzuatındaki temel resmi kavram ise dönem raporudur.

TÜBİTAK dönem raporu gecikirse ne olur?

2026 güncel düzenlemesinde, ilgili Yönerge kapsamındaki dönem raporunun son gönderim tarihinden sonraki ilk 30 gün içinde verilmesi durumunda kabul edilen harcama tutarından gecikilen her gün için %1 ve en fazla %30 kesinti yapılmaktadır. Gecikmenin 30 günü aşması durumunda ise kabul edilen harcama tutarına %30 kesinti uygulanmaktadır. Bu nedenle raporun son güne bırakılmaması ve program bazında güncel TÜBİTAK duyurularının ayrıca takip edilmesi gerekmektedir.

TÜBİTAK dönem raporunu kim imzalar?

Rapor ve gider formlarındaki imza/yetkilendirme yapısı ilgili program ve rapor türüne göre değişmektedir. Güncel süreçlerde PRODİS ve güvenli elektronik imza kullanılmaktadır. Gider formları kuruluş adına imza atmaya yetkili kişilerce, Mali Müşavir raporu ve ilgili belgeler ise mevzuatta belirtilen yetki ve elektronik imza süreçlerine göre hazırlanmalıdır.

Danışmanlık firmasının rapor hazırlama ve sistem sürecine destek vermesi, kuruluş yetkilisinin veya Mali Müşavirin mevzuattan kaynaklanan imza ve sorumluluklarının danışmana geçtiği anlamına gelmemektedir.

Danışman TÜBİTAK ara dönem raporunu yazabilir mi?

Evet. Ar-Ge danışmanlık firmaları, şirketten alınan gerçek proje verilerine dayanarak teknik raporun yapılandırılmasına, mali verilerin kontrolüne, eklerin hazırlanmasına, faaliyet–harcama eşleştirmesine, PRODİS sürecine ve revizyonların yönetimine destek verebilmektedir. Ancak raporun teknik içeriğinin şirketin fiilen gerçekleştirdiği çalışmalara dayanması gerekmektedir. Danışman gerçek proje faaliyetinin yerine geçmemekte; şirketin teknik ve mali verilerini TÜBİTAK gerekliliklerine uygun şekilde raporlamaktadır.

TÜBİTAK raporunda kaç kez revizyon yapılabilir?

Bütün TÜBİTAK projeleri için geçerli “rapor iki kez revize edilebilir” veya “üç revizyon hakkı vardır” şeklinde genel bir kural bulunmamaktadır.

Mali rapor revizyonlarında 2026 güncel kılavuzuna göre ilk ve ara dönemlerde TÜBİTAK tarafından revizyon açılması durumunda en fazla bir aylık süre verilebilmektedir. Son dönemde ise ilk revizyon süresine ek olarak en fazla bir aylık ek süre verilebilmekte ve toplam revizyon süresi iki ayı geçememektedir.

Proje kapsamı, bütçe, süre veya diğer proje değişikliklerine ilişkin revizyonlar ise ayrı bir süreç olup ilgili destek programı ve çağrı kurallarına göre değerlendirilmelidir.

Son dönem raporunda bir harcama unutulursa sonradan eklenebilir mi?

2026 düzenlemesiyle son dönem raporunda beyan edilmeyen harcama ve giderlere ilişkin MM raporu ve gider formlarının, normal son dönem raporu son gönderim tarihini takip eden üçüncü ayın sonuna kadar tek seferde sunulabilmesine imkân tanınmıştır. Ancak uygun bulunan bu giderlerde %30 kesinti uygulanmaktadır. Bu nedenle düzenleme standart bir ek beyan yöntemi değil, proje kapanışında kaçırılan giderler açısından maliyetli bir telafi mekanizması olarak değerlendirilmelidir.

TÜBİTAK dönem raporunda bütün faturaları sisteme yüklemek gerekir mi?

2026 güncel uygulama esaslarında mali rapor içerisinde bulunan fatura, ödeme belgesi ve bordro gibi belgelerin Mali Müşavir denetimi amacıyla hazırlandığı ve ayrıca dönem raporuna eklenmediği belirtilmektedir. Bununla birlikte TÜBİTAK inceleme ve denetim kapsamında mali raporu veya ilgili belgeleri kuruluş ve Mali Müşavirden isteyebilmektedir.

Dolayısıyla belgelerin sisteme eklenmemesi, belgelerin hazırlanmasına veya saklanmasına gerek olmadığı anlamına gelmemektedir.

TÜBİTAK proje raporlaması için danışman ne zaman devreye alınmalıdır?

En sağlıklı yöntem, danışmanın yalnızca rapor tesliminden birkaç gün önce değil, proje yürütülürken sürece dahil edilmesidir. Böylece personel değişiklikleri, bütçe sapmaları, satın almalar, iş paketi gecikmeleri ve teknik değişiklikler dönem sonunda geriye dönük olarak çözülmeye çalışılmak yerine proje devam ederken değerlendirilebilecektir.

TÜBİTAK raporlamasında temel hedef, yalnızca iyi yazılmış bir rapor oluşturmak değil; onaylanan proje ile fiilen yürütülen teknik çalışma ve mali gerçekleşmeler arasında izlenebilir, tutarlı ve doğrulanabilir bir yapı kurmaktır.